ул. Комиссара Смирнова, д.15, лит.А, оф.327, "ДК Выборгский"

Услуги кадрового делопроизводства


Российское трудовое законодательство предъявляет к работодателю куда более суровые требования к документальному оформлению работников, чем, например, в Западной Европе или Америке. Усложняет ведение кадрового учета и то, что в Российской Федерации отсутствует единый документ, регулирующий все аспекты оформления трудовых отношений. Требования и нормы ведения кадрового учета описываются не только в Трудовом кодексе, но и в нескольких десятках других подзаконных актах. Перед передачей учета на аутсорсинг рекомендуется провести кадровый аудит - всестороннюю проверку кадровой документации, направленную на выявление ошибок, нарушений и несоответствий в ней.
Зная работу проверяющих структур изнутри, мы можем просчитать на несколько «ходов вперед» последствия принимаемого закона и минимизировать риски доначислений, анализируя письма трудового ведомства и сложившуюся судебную практику.
Преимущества передачи кадрового учета на аутсорсинг:

1. Сокращение издержек. Заказчик получает ощутимую экономию по ряду параметров:

- заработной плате кадровиков с начислениями в обязательные страховые фонды, в денежном выражении превышающие стоимость услуг аутсорсинга по делопроизводству;

- обеспечению штата рабочими местами, техникой и нормативной литературой;

- приобретению и установке специализированных программ для кадрового учета.

 

2. Независимость процесса от личных обстоятельств отдела кадров, особенно, если кадровик в одном лице совмещает несколько вспомогательных бизнес-процессов. На кадровое делопроизводство в силу взаимозаменяемости в нашей компании не влияют:

- заболевания персонала и необходимость ухода за членами семьи;

- отпуска всех видов;

- форс-мажорные ситуации, связанные с увольнением и поиском замены.

 

3. Прозрачность учета и материальная ответственность аутсорсера. Стоимость прописывается в договоре и зависит от фактической численности заказчика, вместе с готовностью скомпенсировать в полном объеме финансовые санкции, начисленные контролирующими органами по нашей вине позволяют планировать бюджет на кадровое обеспечение предприятия без лишних затрат.

 

4. Специализация на кадровых и сопутствующих вопросах. Хозяйствующий субъект полностью освобожден от изучения и контроля изменений трудового законодательства, что позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах.

 

Риски некорректного ведения делопроизводства


С 2015 года ежегодно повышается ответственность при выявлении нарушений в сфере кадрового делопроизводства путем введения штрафных санкций (ст. 5.27, 5.27.1, 13.11 КоАП РФ) для юридических лиц в предельных размерах:

· 50 тыс. руб. – за несоблюдение трудовых норм и гарантий;
· 80 тыс. руб. – за отсутствие инструктажа и обучения в области охране труда;
· 100 тыс. руб. – за допуск к работе без оформления трудового договора или переквалификацию гражданско-правовых отношений в трудовые, а также нарушения в сфере обработки персональных данных.

Ошибки при подсчете страхового стажа приводят к искажению выплат по больничным листам, а неправильно заполненный табель учета рабочего времени – к ошибочным начислениям заработной платы, создавая конфликт администрации с персоналом и контролерами. Некорректность в части составления положения о премировании способствует признанию премиальных выплат экономически необоснованными и документально неподтвержденными при проверках налоговиков (п.1 ст.252 НК РФ) с исключением из состава расходов при формировании объекта налогообложения по налогу на прибыль.

 

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге

 

Правильная организация кадрового делопроизводства – фундамент успешного взаимодействия как с проверяющими структурами, так и с наемным персоналом. Собственники и руководство хозяйствующего субъекта могут направить свою энергию на развитие и освоение новых направлений бизнеса, предоставив кадровый учет нашей компании.

Решаемые задачи в рамках оказания услуг кадрового учета:

 

1.     Оформление и контроль кадровых перемещений персонала. Прием на работу, совмещение или внутреннее совместительство, оформления доплат и надбавок. Переводы и изменение условий трудового договора (оплата труда, режим работы). Увольнение персонала.

2.     Текущий кадровый документооборот, включающий организационно-распорядительную документацию в отношении: служебных поездок, режимов рабочего времени, отпусков, дистанционной работы и работы во время пандемии.

3.     Разработка внутренних локальных актов. Наряду с обязательными правилами трудового распорядка, положениями об оплате труда и премировании для усиления позиции работодателя могут быть разработаны должностные инструкции, положение о коммерческой тайне и пр.

4.     Подготовку отчетности в пенсионный фонд, органы статистики, службу занятости и др. ведомства.

5.     Представление интересов хозяйствующего субъекта при возникновении конфликтных ситуаций в ходе проверок ГИТ, прокуратуры и налоговой инспекции, в судебных инстанциях при обращениях «обиженных» работников.